Почему так редко получается соблюдать сроки?
Во-первых, откуда они берутся?
У тебя спрашивают: до среды справишься?
Ты что-то считаешь в голове (об этом сейчас поподробнее) и говоришь: давай лучше в четверг!
Да, хорошо, давай в четверг!
Что мы в этот момент считаем?
Мы сопоставляем объем задачи со временем, которое у нас есть.
Это первая системная ошибка.
Результат приходит не от затраченного времени, а от нужной дозы правильно вложенной энергии.
Часто бывает так, что время есть, а энергии на эту задачу нет.
В этом случае срок выполнения задачи: никогда.
Другое дело, что когда оцениваешь сроки, то находишься в одном состоянии, с одним количеством энергии, а когда принимаешься за работу - можешь быть уже совсем в другом.
Сама по себе коммуникация порождает много энергии, которой не будет, когда возьмешься за дело.
Отсюда, наверное, и поговорка: Не обещай ничего, когда счастлив.
Идем дальше. Времени у меня 24 часа в сутках. А сколько энергии? Как ее измерить?
Мы с несколькими клиентами и партнерами много экспериментировали с этим последние полгода, и оказалось, что на каждый вид деятельности в комфортном режиме(!) у человека есть определенное количество энергии, которое с течением времени (если ничего специально с этим не делать) очень незначительно меняется (10-20%).
Превышая этот лимит, продуктивность резко снижается.
Со временем человек может находить новые смыслы, новые источники энергии и вдохновения, и этот ресурс может изменяться.
Но в каждый момент времени это количество будет конкретным и конечным.
Выше я написал о способности заниматься тем или иным делом именно в комфортном режиме, потому что есть режим драмы (дедлайны и авралы), когда человек может выжать из себя значительно больше, но это делается через перерасход ресурса, который придется восполнять в будущем. И это проявится в будущем спаде продуктивности в этом виде деятельности.
Кстати говоря, также мы выяснили, что авралы и перерасход не окупаются в долгосрочной перспективе. Во время авральных перерасходов энергии она кредитуется из нашего ресурса, который приходится возвращать с процентами.
Поэтому энергию я теперь измеряю в следующих единицах: часы продуктивной деятельности в неделю для каждого типа активности.
А как вам такая идея, что есть виды деятельности, на которые у вас вообще не выделяется энергия естественным образом? Т. е. делать что-то в этих направлениях вы можете только в режиме драмы через перерасход внутреннего ресурса, когда будут давить "заказчики" и сроки.
В таких ситуациях мы стараемся изменить что-то на уровне структуры самой работы - построить процесс так, чтобы на человека не ложилась ответственность такого рода.
Иными словами, когда я планирую поход в магазин у меня есть деньги, а в магазине есть товары. Зная количество денег и цену товаров, я могу достаточно точно спланировать то, что я могу купить, а что не смогу.
Планирование это подобный процесс. Только "валютой" в магазине достижений является ваша специфическая энергия по каждому из направлений, а не просто время.
Если я пытаюсь планировать без понимания своего ресурса по тем видам активности, которая от меня потребуется, это похоже на то, что я иду в магазин не заглянув в кошелек, в котором может просто не оказаться нужной валюты. В этом случае обещать кому-то, что сможешь что-то купить - неблагодарное дело.
Способность измерять у себя наличие этой "валюты" и сопоставлять ее с "товарами" приведет к тому, что вы достаточно точно сможете оценивать свои возможности и сроки. Это может сильно изменить ваш подход к принятию решений. Например, отказаться от входа в проекты, участие в которых сопряжено с несвойственной вам ответственностью, на которые не выделяется энергия естественного интереса.
Такой подход очень сильно изменяет представление человека об эффективности, его результаты и его качество жизни.
После проведения работы по изучению себя и структурированию деятельности картина выглядит так: в данный момент у меня есть естественный ресурс, который мне нет смысла перерасходовать. И у меня есть две задачи: 1. грамотно расставить приоритеты и спланировать бюджет по его распределению в каждом из направлений. 2. работать над пополнением это ресурса (это отдельная тема).
А все остальное - не моя ответственность.
Так или иначе, изучение себя в этом ключе - это очень интересный, творческий и нетривиальный процесс с большим количеством нюансов, который однозначно дает колоссальный прирост и к реалистичности своего планирования и к результатам.
Первым шагом в этом направлении может быть то, что вы просто замеряете сколько времени вам естественным образом хочется заниматься тем или иным делом.
Но учтите, что ваше текущее состояние скорее всего является отчасти следствием перерасхода и "кредитования" из прошлого. Это усложняет задачу, но творчески и усердно подойдя к этому вопросу вы справитесь. Кроме этого, вы можете задать мне интересующие вопросы.
Успехов!
Санкт-Петербург, 31.10.2015.